7 consejos para escribir correctamente un email profesional
Una de las aportaciones más significativas de Internet en el ámbito profesional ha sido, sin duda, el correo electrónico, que ha revolucionado en poco tiempo la forma en que nos comunicamos tanto a nivel interno como externo, al ser un medio ágil y económico de compartir información que nos permite autogestionarla y optimizar nuestro tiempo efectivo de trabajo.
Este incremento de la comunicación escrita va a requerir de un cambio en la forma en la que nos comunicamos, ya que no podemos expresar lo mismo ni de la misma manera en una reunión presencial que en un correo electrónico.
Distintos tipos de comunicación van a requerir formas diferentes de expresarnos y de transmitir la información para que sea eficaz en el ámbito profesional y nos permita al mismo tiempo facilitar la gestión del tiempo en la gestión de la misma.
7 Consejos para redactar correos electrónicos
Si tenemos interés, en Internet podemos encontrar infinidad de artículos, post y páginas que hablan sobre cómo escribir un email profesional y que pautas hay que seguir para hacerlo correctamente.
En este post he querido recoger aquellas que considero más importantes porque son las que yo utilizo para conseguir que mis email comuniquen eficazmente lo que quiero transmitir:
- Indicar el asunto de forma que le sirva al destinatario para identificar el contenido fácilmente y a emisor y receptor para buscar el email rápidamente en sus carpetas.
- Identificar al destinatario/s -“para”- y a los que deben tener conocimiento de la información -“cc”- sin incluir a más personas de las imprescindibles en cada una de las opciones.
- Saludo y despedida como si fuera una carta tradicional.
- Utilizar un lenguaje comprensible sintetizando la información y presentándola de forma ordenada, evitando faltas de ortografía y limitando el uso de emoticonos, que aunque pueden ayudar a “rebajar” el tono de un mensaje, debe limitarse a la comunicación interna y nunca con clientes o proveedores.
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No poner nada que no pondrías en una postal. La información sensible la podemos añadir en un archivo adjunto -sin identificar- o editando una fotografía que no pueda ser rastreada por motores de búsqueda.
- Adjuntar archivos lo más pequeños posible y de formatos estándar, procurando usar la versión estable más antigua de ello. Recuerda no olvidar incluir el adjunto (obliga a reenvíos innecesarios).
- Incluir la firma en el pie del correo con nombre y apellidos, datos de contacto y aviso legal de confidencialidad.
VIDEO CONSEJO: utiliza la opción deshacer para cancelar el envío de un email en GMAIL
Netiqueta
En Internet conviven usuarios de todos los sectores y niveles culturales, económicos, sociales, académicos etc. Entre tantos y tan diferentes perfiles nos encontraremos con conductas dispares que pueden alterar el buen funcionamiento de la red de redes.
Así surge Netiqueta, transcripción al español de Netiquette, un vocablo que suma la palabra francesa “etiquette” y la anglosajona “net” para crear un término con el que referirse a aquellas normas de comportamiento ético o adecuado en Internet. Entre ellas, algunas referidas al tipo de comunicación escrita adecuada en la red y que se podría aplicar también a los correos electrónicos, foros, blog, chat, etc.
Algunas de las que destacaría es evitar el uso de mayúsculas, usar fuentes de información libres de derechos y citarlas, utilizar software con licencia o libre, respetar la privacidad de terceros y, en definitiva, cualquier comportamiento que, como personas, tendríamos en la vida real si interactuáramos presencialmente con otros.
Información complementaria
- Himanen, Pekka; et al (2002). La ética del hacker y el espíritu de la era de la información. Editorial Destino. 2002
- RFC 1855 Netiquette guidelines
Material utilizado
- Fotografía de portada: galería de Flickr de Sparta
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