Cómo combatir la acumulación de emails

No al estrés postvacacional: la estrategia “vaciar el carro de la compra”

Publicado el 15 septiembre, 2014 | Viriato Monterde Alloza | Recursos

En Finikito.com volvemos a la actividad y por eso hemos querido dedicar el primer post de la temporada 2014-15 a algo tan común como no caer en el agobio en la primera semana de entrada al trabajo con la cantidad de emails acumulados que encontramos y sus correspondientes tareas.

Se produce un gran contraste en la semana de vuelta al trabajo: es una de la semanas del año que mentalmente más nos cuesta ponernos a trabajar y, al mismo tiempo, es una de las semanas en las que más trabajo nos espera. ¿Cómo combatimos esto desde la gestión del tiempo? ¡Clasificando!

Vamos a trabajar sobre dos campos: el email y las tareas. Imagina que acabas de regresar al trabajo después de vacaciones y encuentras más de cien emails por leer en tu bandeja de correo electrónico. Algunos de ellos -o la mayoría- llevarán además aparejados tareas que realizar.

¿Cómo crees que lo puedes gestionar mejor? ¿Abriendo uno por uno y apuntando las tareas seguidas? ¿Abriendo algunos emails cada día y ejecutando las tareas que lleven? ¿Cuál es la fórmula que tú sueles llevar a cabo?

La estatregia de “vaciar el carro de la compra”

Aunque no tenemos una respuesta única, para hallar la más ágil te invito a que te imagines que llegas a tu casa con el carro de la compra completamente lleno. Tanto que sacar y colocar cada producto te va a llevar un buen rato. ¿Cómo lo piensas hacer? ¿Recogiendo uno por uno? ¿A ratos?

Me atrevería a responder que probablemente lo que hagas será hacerlo todo en un rato, ir sacando los productos, buscar los congelados y meterlos rápidamente en el congelador para que no se deterioren. Es muy probable que, posteriormente, hagas lo mismo con los productos que van a la nevera. Para finalizar con el resto de productos, aquellos que sí se puede recoger en cualquier momento como, por ejemplo, los productos de limpieza.

Aunque hayas ido sacando uno a uno cada producto -no hay otra forma- es posible que los hayas ido colocando en una superficie según el grupo al que pertenecían (al menos los que son para guardar después). De forma consciente o no, estás clasificando.

Aplicación a nuestro correo electrónico

Teniendo muy presente algo tan sencillo como lo que acabamos de explicar te propongo que, cuando te encuentres una cantidad importante de emails en tu bandeja, apliques la misma “estrategia” que aplicarías para vaciar el carro de la compra.

Primero, busca un momento determinado de la jornada laboral en el que puedas revisar todo el correo -no lo hagas a ratos, porque como vamos a comprobar ahora te podrías dejar emails que contengan algo urgente-.

Una vez que comienzas, abre cada email y clasifica las tareas que conllevan esos emails, por ejemplo, en los siguientes tres grupos:

1) Urgente

Sería el equivalente a nuestros congelados. Aquellas tareas que voy a realizar en el mismo momento que acabe de revisar todos los emails. Las que no pueden esperar por su carácter inmediato o su importancia. Incluso puedo interrumpir la revisión del correo.

  • Ejemplo: imaginemos que me dedico a diseño web y mantenimiento. Regreso de vacaciones y encuentro un email de un cliente al que le dejó de funcionar la web hace 3 días. Eso es una urgencia clara. Un producto congelado. Hay que solucionarlo con la mayor rapidez.

2) Importante

Segundo escalafón, algo parecido a los productos de nevera y que engloba todas aquellas tareas que voy a realizar una vez que haya acabado con las urgentes -los congelados-. Son tareas que hay que hacer pronto, pero que nunca irán por delante de una urgente. A veces, la línea es delgada y es tu criterio el que cuenta.

  • Ejemplo: me comprometí con mi equipo a tener una reunión para organizar la nueva temporada de trabajo a la vuelta de vacaciones. Es muy importante para nosotros y no lo voy a dejar para otra semana, ha de ser esta, pero sí tendrá que esperar a que acabe las tareas urgentes.

3) Puede esperar

Tercer y último peldaño. Las tareas que voy a tener que hacer, pero que no pasa nada si las realizo el siguiente día, incluso a lo largo de la semana en curso o de la siguiente. Sería el equivalente a recoger los productos de limpieza. Es fundamental que seamos capaces de meter aquí un buen número de tareas por ejemplo cuando volvemos de vacaciones. Si todas me parecen urgentes o importantes no tendré horas suficientes para sacar el trabajo adelante.

  • Ejemplo: entre todos los emails que estoy revisando, encuentro uno que me avisa de que el plazo de inscripción de un curso que me interesa está ya abierto y dispongo de los siguientes dos meses para rellenar formulario, hacer el pago, etc. Salvo que haya un riesgo manifiesto de que se agoten las plazas, esta es una tarea del grupo “puede esperar”. Tengo muchas ganas realizar ese curso, pero no pasa nada si me inscribo la semana próxima y esta la dedico a sacar adelante las tareas urgentes e importantes.

¿Por qué es tan importante “clasificar” y hacerlo bien?

Una parte de lo bien o mal que hagas tu trabajo comienza ahí: en la gestión del email y de las tareas. ¿Qué pasa si te dejas dos productos de congelador en el carro y los recoges días después? No tendría ningún sentido hacer eso. Entonces, ¿por qué a veces dejamos lo urgente para después y anteponemos tareas que pueden esperar? ¿O por qué simplemente dejamos que sea el orden en el que están los emails en nuestra bandeja de entrada el que marque qué hacer en primer lugar?  ¿Hacia dónde te conduce esa forma de trabajar? Y digo te conduce, porque entonces estás dejando tu forma de trabajar en manos de… de ti no, desde luego.

En segundo lugar, es fundamental clasificar bien. No te dejes confundir. Si alguien indica en un email que es urgente, pero tú consideras que no lo es, no metas esa tarea en el grupo de urgentes. Lo mismo sucede con las importantes.  ¿Conoces a alguien que te diga que lo que te pide en ese email no es demasiado importante y que puede esperar lo que haga falta? No es habitual utilizar esos argumentos. Lo generalizado es que todo el mundo considere lo suyo como lo más urgente e importante. Como te decía antes, ahí depende de tu criterio.

Una última consideración. Si no cribas bien y defines demasiadas tareas como urgentes o importantes, no te va a dar a tiempo a acometerlas, te vas a estresar y ese estado repercute en tu salud, así que te aconsejo que le des a cada cosa la importancia que tiene.

 

Material utilizado
Citado a continuación

Fuente de la fotografía: https://www.flickr.com/photos/criminalintent/

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Sobre el autor

Licenciado en Ciencias de la Información por la Universidad Europea de Madrid y la Universidad de Lund (Suecia). Su formación se ha visto ampliada a numerosos campos como el marketing, el SEO, la creación de productos transmedia,etc. En cuanto a su recorrido profesional, comenzó su trayectoria en el ámbito radiofónico (Cadena SER, Aragón Radio y otras), para posteriormente probar diferentes ámbitos -DIRCOM, agencia de noticias, etc- y terminar fundando 960 Pixels en 2008. Empresa que dirije desde entonces, así como los proyectos que de ella derivan.

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